Archives publiques : verser ou éliminer ?

Archiver est une obligation légale pour l'ensemble des services, administrations, établissements publics, associations de service public. Les archives permettent pendant la durée d'utilité administrative d'établir les droits des usagers et des administrations et d'apporter des preuves en cas de contentieux ou de contrôle financier. Elles sont, par ailleurs, un moyen de conserver la mémoire du département et d'écrire son histoire.

Les archives publiques sont :

• Les documents qui procèdent de l'activité de l'État, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics.
• Les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public.
• Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

Les archives publiques sont imprescriptibles, elles font partie du domaine mobilier et ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation de l'Etat.

Verser ou éliminer ?

Faire un versement aux Archives départementales, c'est y transférer les documents qui ne sont plus d'un usage courant pour le producteur et qui doivent être définitivement conservés.

Listez les dossiers selon leur sort final :
- destruction
- versement

Tout dossier doit être identifié au minimum par un intitulé ou un titre (identification de l'action et de l'objet sur laquelle elle porte) et par des dates extrêmes (date d'ouverture et de clôture du dossier).

Vous avez décidé de verser

- éliminez les doubles et autres papiers inutiles, enlevez les élastiques, trombones, pochettes plastiques...

- mettez en ordre les dossiers intellectuellement : pour permettre de retrouver un dossier, il faut lui donner une dénomination précise, l'analyse doit répondre aux questions suivantes :

• quel est l'objet du dossier ?
• quelle est l'action administrative ?
• de quel type de dossier s'agit-il ?
• mon analyse est-elle compréhensible par quelqu'un d'étranger au service ? (développez les sigles au moins une fois)

Pour vous aider, vous pouvez utiliser l'Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 (Pdf, 0,5 Mo) concernant "Le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales".

Vous pouvez également contacter Dominique Vilain, aux Archives Départementales de l'Indre : Tél : 02 54 27 89 02 ou dvilain@cg36.fr.

Téléchargez un bordereau de versement déjà rempli à titre d'exemple (Pdf, 3,1 Mo)

Téléchargez votre bordereau de versement (Pdf, 1,7 Mo)

Rédaction du bordereau de versement
L'ordre des dossiers sur le bordereau correspond à l'ordre matériel des dossiers dans les cartons :

• ordre chronologique : le document le plus ancien est rangé au-dessous à l'intérieur d'un dossier
• ordre alphabétique
• ordre thématique reprenant le classement du service ou les fonctions du service

Eviter d'employer des notions floues telles que "etc", "affaires diverses", "affaires générales", "divers", qui ne sont pas exploitables.
Un bordereau de versement permet d'identifier clairement les dossiers afin de faciliter les recherches futures. Une fois versés aux Archives départementales, vos dossiers restent toujours à votre disposition. N'hésitez pas à en demander le prêt.

Préparation matérielle
Mettre en ordre les dossiers matériellement : les conditionner en boîtes solides numérotées de 1 à l'infini ; ne pas hésiter à scinder un dossier en plusieurs boîtes pour ne pas forcer. La largeur préconisée des boîtes est de 8 à 12 cm ; ne jamais dépasser 15 cm.

Attention ! Aucun transfert d'archives ne pourra se faire sans bordereau de versement correctement rempli.

Après tri, des archives doivent être éliminées

• Quand éliminer ?  Dès l'expiration de la durée d'utilité administrative

• Comment éliminer ? Etablir en deux exemplaires un bordereau d'élimination (un exemplaire sera conservé aux Archives départementales et un exemplaire sera conservé par le service). Téléchargez le bordereau d'élimination (Doc, 70 Ko). Ce bordereau doit contenir une description des documents, les dates extrêmes, la référence aux textes réglementaires et indiquer le métrage linéaire. Il est important de conserver le bordereau d'élimination : il authentifie le respect de la procédure d'élimination et reste le seul témoin de l'existence passée d'un document.